Laporan Kegiatan Sosialisasi Pengelolaan Arsip Menggunakan Google Drive dan Pembuatan SOP Kearsipan

Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Katingan

Pada Hari Senin, 3 November 2025, Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Kabupaten Katingan melaksanakan kegiatan Sosialisasi Pengelolaan Arsip Menggunakan Google Drive serta Pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP) Kearsipan. Kegiatan ini dipimpin langsung oleh Sekretaris Satpol PP dan Damkar Kabupaten Katingan, Budiman L. Gaol, S.Sos., M.A.P, dan diikuti oleh seluruh pejabat struktural serta anggota Satpol PP dan Damkar.

Kegiatan sosialisasi ini merupakan bagian dari upaya satuan kerja untuk meningkatkan kualitas tata kelola administrasi, khususnya pada aspek pengelolaan arsip yang selama ini masih dilakukan secara manual dan belum terdokumentasi secara terstruktur. Dengan penerapan sistem arsip digital berbasis Google Drive Kearsipan, Satpol PP dan Damkar Katingan berkomitmen untuk membangun budaya kerja yang lebih tertib, efisien, serta sejalan dengan perkembangan teknologi informasi dalam pemerintahan.

Hadir dalam kegiatan tersebut antara lain:

Roberto, S.H., Kasubbag Umum dan Kepegawaian,

Helpinto, S.H., Kasubbag Perencanaan,

Andri, S.E., Kasubbag Keuangan,
serta para anggota Satpol PP dan Damkar yang terlibat dalam pelaksanaan kearsipan di bidangnya masing-masing.

Dalam paparannya, Sekretaris Satpol PP dan Damkar menegaskan bahwa digitalisasi arsip merupakan langkah strategis untuk memastikan dokumen-dokumen penting dapat tersimpan dengan aman, mudah ditelusuri, serta dapat diakses secara cepat untuk mendukung pelayanan dan pelaporan. Penggunaan Google Drive memungkinkan pengelompokan arsip berdasarkan bagian, tahun, dan jenis dokumen sehingga meminimalkan risiko kehilangan dan kerusakan berkas.

Selanjutnya, para kasubbag memberikan pandangan dan dukungan terhadap implementasi digitalisasi arsip dan penyusunan SOP kearsipan.

Kasubbag Umum dan Kepegawaian menekankan pentingnya pembiasaan budaya kerja tertib arsip serta perlunya sosialisasi internal agar seluruh pegawai memahami alur dan prosedur pengelolaan arsip digital.

Kasubbag Perencanaan menyampaikan bahwa digitalisasi arsip akan mendukung efisiensi penyusunan perencanaan dan pelaporan karena dokumen dapat dicari dan diverifikasi dengan lebih cepat.

Kasubbag Keuangan menambahkan bahwa penyimpanan arsip keuangan secara digital akan membantu menjaga akuntabilitas, memudahkan proses pemeriksaan, serta mengurangi risiko hilangnya dokumen pertanggungjawaban.

Kegiatan sosialisasi ini juga diisi dengan sesi demonstrasi teknis berupa tata cara pengunggahan dokumen, penamaan file, pembagian folder berdasarkan unit kerja, serta mekanisme pengendalian dan pembaruan arsip. Para peserta diberikan kesempatan untuk mencoba langsung penggunaan folder kearsipan digital yang telah dipersiapkan oleh tim sekretariat.

Melalui pelaksanaan sosialisasi ini, diharapkan seluruh pegawai memiliki pemahaman yang sama mengenai prosedur pengelolaan arsip digital, sekaligus menjadi langkah awal menuju terciptanya tata kelola administrasi Satpol PP dan Damkar Kabupaten Katingan yang lebih tertib, modern, dan responsif terhadap kebutuhan organisasi.

Satpol PP dan Damkar Kabupaten Katingan berkomitmen untuk terus meningkatkan kapasitas internal melalui digitalisasi dan optimalisasi sistem kerja, sebagai bagian dari upaya mendukung reformasi birokrasi dan pelayanan publik yang lebih profesional.